(1)授权代办人以委托人的名义在港口办理接交代运工作;
(2)向代办人提出长期或临时委托。长期委托的委托期一般为3年，届时如双方未提出异议，委托书有效期可自动延长3年;临时委托则以委托书注明的期限为准，合同项下货物代运完毕，即委托人确认收到货物，代办人确认收到全部费用，该委托书即视为终止。
基本程序是：
一、签定委托协议书。
委托人和代办人签订《海运进口货物国内代运委托协议书》作为接交、代运工作中双方责任划分的依据。
二、寄送货物装船通知及提单。
委托人收到国外发货人发出的货物装船通知后，立即转告代办人。同时，国外发货人按贸易合同确定的交货地向货运目的港的我港口所在地的对外贸易运输公司发送货物装船通知及提单。
三、送交有关单证。
委托人通过结汇银行对外付汇、赎单后，在货物到港之前，按照代办人的要求，将代运依据中所提及的一切有关单证送交目的港的对外贸易运输公司。
有关单证包括：
(a)合同副本，(二份);
(b)正本提单;
(c)发票(二份);
(d)装箱单(二份);
(e)品质证明书(二份)，
(f)CIF条件到货的保险单;
(g)进口货物许可证(原件);
(h)减免关税证明(原件);
(i)归口管理部门出具的批准文件(原件);
(j)装船通知;
(k)属于危险品的，还应提交危险品品质证明书等。代办人收到委托人提交的单据、证件，于货物抵港后，按海关、商检，动植物检疫等有关部门的规定，办理进口报关、报验手续。
四、发出到货通知。
在进口货物船舶抵达国内港口联检后3日内，代办人港口机构填制《海运进口货物到货通知书》，寄送给委托人或由委托人指明的收、用货单位。委托人或收、用货单位收到到货通知书后，对该通知书逐项核对，如发现内容有误，用电报通知代办人港口机构纠正。如属于同一张提单内货物需要分运几个地点，则须告知代办人港口机构，由代分人港口机构根据港口条件酌情受理。
五、接货。
代办人港口机构收到委托人或收、用货部门对到货通知的反馈后，根据委托人的授权代办加保手续和选择运输方式。在货物由港口发运后，另以承运部门的提货通知(运单)或《发货通知书》，通知委托人或收、用货单位据以收货。代运货物到达最终目的地时，收、用货单位与承运部门办理交接，查验铅封是否完好，外观有无异状，件数是否相符，是否发生残、短。如发现残、短，收、用货单位须及时向承运部门取得商务记录，于货到10日内，交代办人向责任方办理索赔。如发现国外错装或代办人错发、错运、溢发，收、用货单位须立即采取措施，妥善保管货物，并及时通知代办人。
